Plataformas financeiras e de tesouraria são uma importante escolha na hora de organizar o trabalho, reduzir custos e otimizar processos, afinal, manter todas as informações da empresa em planilhas não é uma opção viável para tal volume de dados. As opções no mercado são inúmeras e oferecem muitos recursos, mas, como identificar qual é o melhor software para a sua empresa e quais são os critérios que devem ser observados?
1) Integração
Nada compromete mais a fluidez dos processos e a fidedignidade das informações do que ter que replicar os mesmos dados em diversas plataformas e planilhas. Uma solução adequada de Tesouraria integra informações de diversas áreas da empresa, a fim de facilitar a comunicação entre departamentos e oferecer um diagnóstico preciso sobre o negócio e minimizar os riscos e incertezas do gerenciamento das informações.
Cada empresa possui um ambiente de sistemas particular, e cabe à uma equipe especializada adequar a implementação conforme as peculiaridades e complexidades de cada empresa e seus sistemas complementares, com total segurança. As especificidades devem ser documentadas e validadas em todas as etapas com a área responsável, incluindo pontos de verificação, métricas de resultado e performance. Para cada problema ou dificuldade, uma solução deve ser apresentada.
2) Automação de controles e processos
Alguns processos envolvem tarefas dispendiosas e rotineiras, porém indispensáveis. No entanto, é preciso garantir controle total do fluxo de informações para gerenciar dados sensíveis. A padronização e a otimização dos processos internos, com a automação, permitem controlar dos fluxos de trabalho, a fim de torná-los mais eficientes e insuscetíveis ao erro. Além disso, atualmente, sistemas estão sendo exigidos por parte das auditorias e Compliance por não permitirem manipulação dos dados, tal qual ocorre quando informações manuais são compartilhadas.
A automação dos processos possibilita a segurança da informação e também o aumento do desempenho e produtividade, reduzindo o tempo das atividades operacionais e evitando retrabalhos e inconsistência das informações, além de garantir a continuidade do conhecimento, no caso de rotatividade.
3) Informações gerenciais, painéis e relatórios
Com todas as informações integradas e cálculos complexos automatizados, um software ideal não deve apenas gerar relatórios e indicadores de performance, mas deve auxiliar na tomada de decisões gerenciais, permitindo identificar os pontos críticos, as vulnerabilidades, a má aplicação de recursos e as possibilidades de melhoria, como por exemplo, o cálculo de custo da dívida ou a rentabilidade da carteira.
Ao recorrer a um sistema, ele deve ser ágil e proporcionar acesso rápido às informações, de forma que se adapte à visão que a empresa precisa. É importante também que tais informações estejam disponíveis em múltiplas plataformas, em ambientes web, ao acesso de gerentes e diretores (em deslocamento ou reuniões, por exemplo).
4) Consultoria e Atendimento especializado
Garantir uma solução para cada ponto relevante não deve ser apenas uma questão técnica da integração. O processo deve obedecer uma metodologia prática, com um diagnóstico sobre a implantação da solução e apresentar quais serão as etapas para cada uma das áreas envolvidas. Para ser bem-sucedido, todo projeto precisa de uma excelente implementação e uma equipe capacitada para o suporte técnico. Com disponibilidade de especialistas de negócios e atendimento adequado às necessidades da empresa, o comprometimento com a qualidade e a efetivação dos serviços é indispensável.
Um time experiente, com vivência de mercado, além de garantir a eficiência na execução das etapas de projeto, permite uma troca de conhecimentos valiosa, trazendo conhecimento agregado de tesourarias de outras empresas, sugerindo melhorias nos controles e processos.
Por fim, a escolha de um software para gerir a tesouraria tem caráter decisivo no rumo da empresa. Este, portanto, precisa estar sempre atualizado e integrado ao sistema de gestão, padronizado e alinhado com as mudanças de mercado, facilitando à equipe o desenvolvimento de análises sobre os números da empresa e possuir um suporte especializado, que propõe metodologias de mercado atualizadas. Além dos critérios citados, é importante encontrar um sistema que tenha boa reputação e referência no seu mercado de atuação.
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