Para acompanhar a nova realidade das soluções ERP Cloud, com toda inovação e melhorias embarcadas nestes novos sistemas, a execução dos serviços de TI está passando por um momento de transformação também.
Todo departamento de TI passa por um momento estimulante (para não dizer desafiador) nos dias de hoje. Manter os sistemas legados e respectivas integrações no ar e, ao mesmo tempo, lidar com a velocidade da transformação presenciada na tecnologia, alinhar a TI com as estratégias da corporação e ainda manter sob controle o risco de ataques cibernéticos ou outras violações de segurança, são alguns dos desafios dos executivos de TI dos mais diversos segmentos de negócio do mundo atual.
Porém, a nova realidade disponibilizada pelas soluções ERP Cloud apresenta diversos benefícios para a empresa como um todo. Os diferenciais vão do departamento de TI, com reduções de custos em infraestrutura e agilidade na manutenção dos sistemas, às áreas de negócio, através da evolução das funcionalidades requeridas para o dia a dia da empresa a uma velocidade nunca vista antes.
Sob a ótica do departamento de TI, com o advento destas novas soluções, podemos observar impactos positivos para o dia a dia da operação, permitindo o emprego do tempo em atividades estratégicas para o negócio da empresa. Com isso, o antigo panorama de “sobrevivência” começa a se transformar em um cenário de oportunidades. O TI passa a se apresentar como catalisador para a inovação sistêmica e tecnológica do negócio, tornando-se importante participante e influenciador na decisão estratégica dos rumos da empresa. Tempo e energia antigamente gastos em atividades operacionais passam a ser investidos em atividades mais nobres na empresa.
A eliminação de atividades operacionais, tais como manutenção de servidores e atualizações de sistemas, por conta de seu modelo SaaS, no qual toda responsabilidade passa a ser do seu fornecedor aumenta o foco no negócio.
Neste novo cenário, o tempo do departamento de TI passa a ser investido em atividades que geram, efetivamente, benefícios diretos para os negócios da empresa.
A contribuição na estratégia para o crescimento da empresa e a identificação de novas soluções que apresentem um diferencial competitivo para o negócio são apenas dois exemplos das novas possibilidades criadas pela realidade Cloud.
A implantação de sistemas ERPs com cronogramas de longa duração, com vários meses de projeto, e grandes equipes multidisciplinares envolvidas, está passando por uma fase de transformação. Observamos um momento de adaptação a uma nova realidade muito mais dinâmica e focada em “quick wins”, com tiros curtos em termos de tempo de projeto e busca de resultados.
Ao mesmo tempo, reforça o conceito de evolução da solução implantada como um caminho natural para médio/longo prazos. Nunca se ouviu tanto a expressão do “o ótimo é inimigo do bom” nos dias de hoje!
As atividades do projeto passam a ser mais curtas, resumidas, e muitas vezes eliminadas nesta nova realidade. Muitas metodologias, inclusive, estão sendo revisadas e adaptadas para este novo cenário Cloud.
Devido ao conjunto de processos e melhores práticas de negócio embutido no ERP Cloud, as atividades de revisão dos processos atuais para definição do modelo futuro (As-is e To-be) estão sendo substituídas por workshops da solução Cloud, com a apresentação não só do novo sistema, mas de como as diversas áreas da empresa deverão executar seu trabalho em alinhamento com esta nova solução.
Dos mais diversos exemplos que podemos destacar, o processo de compras ao pagamento é um dos mais ilustrativos: requisição, cotação, compras, recebimento e pagamento. Trata-se de um fluxo simples e objetivo com base nas melhores práticas de mercado, neste processo que envolve as diversas áreas da empresa como requisitantes, time de compras, depois o financeiro, e finalizando com a tesouraria.
As novas soluções Cloud, como, por exemplo, o Oracle Fusion ERP (solução ERP 100% Cloud da gigante americana Oracle), oferece uma solução desenvolvida com base neste fluxo de processo, permitindo algumas variações, como, por exemplo, algumas etapas de aprovações entre uma área e outra, mas não fugindo deste conceito já reconhecido pelo mercado como sendo uma melhor prática de negócio.
Muda-se a forma de trabalhar e, mais do que isso, direciona-se a empresa para um ambiente de trabalho mais eficiente e transparente, alinhado com as tendências de mercado.
Ainda de acordo com a evolução dos ERPs Cloud, nota-se cada vez mais a presença de ferramentas e funcionalidades para facilitar e acelerar a configuração destas novas soluções. Replicação de configurações, cópias de setups, clone de ambientes, e wizards de parametrização são alguns exemplos de aceleradores disponíveis.
Outra vantagem observada é a presença de integração nativa da solução Cloud com planilha Excel, permitindo um manuseio simplificado (e sem a necessidade de mão de obra especializada) dos dados a serem carregados para o sistema. E neste ponto, ainda sobre as famosas planilhas Excel, verificamos diversas melhorias na questão migração de dados.
Dados básicos como cadastro de clientes, fornecedores, plano contábil, itens de estoque; e dados transacionais, tais como transações do contas as pagar, faturamento do contas a receber, lançamentos contábeis etc., podem ser carregados para o ERP Cloud através de diferentes templates em formato planilha Excel. Mais uma atividade que deixa de demandar um recurso especializado em sistemas de TI para sua realização.
Outra atividade que sempre fez parte de projetos de implantação de soluções tradicionais de ERP: programação e desenvolvimento. Usando novamente como referência a solução Oracle Fusion ERP, a atividade de programação e desenvolvimento deixa de fazer parte da grande maioria dos projetos de implantação da solução Cloud. Novas tecnologias embarcadas, além do desenho da solução com base nas melhores práticas de mercado, permitem a adoção de “customização zero” em projetos deste tipo.
Pode-se observar, como grande exemplo neste sentido, a ferramenta de BI embutida na solução Cloud ERP da Oracle. Através dela, a própria área de negócio se vê facilmente capacitada na construção de relatórios personalizados de acordo com suas diversas necessidades de extração de dados e informações do sistema financeiro da companhia.
Atividades que antes demandavam profissionais especializados em TI (desenvolvedores e programadores), longas esperas e, em muitos casos, custos adicionais, agora são executadas pelos próprios usuários.
A falta de informação (aquela velha reclamação pela falta de relatórios), que sempre foi uma crítica comum aos mais variados projetos de implantação de ERPs, vai dando lugar a novas preocupações para os usuários: quais informações devem ser selecionadas para proporcionar análises de valor para o desenvolvimento do departamento?
O novo conceito apresentado pelas soluções ERP Cloud está promovendo mudanças importantes na forma como os respectivos serviços de implantação serão executados daqui por diante.
Uma maior agilidade, com fases mais curtas (ou até mesmo extintas), mas, ao mesmo tempo, garantindo a qualidade padrão esperada para os projetos desta importância.
Maior viabilidade, com um custo menor para este tipo de empreendimento que normalmente demanda investimentos milionários.
E, não menos importante, apresentar um horizonte de oportunidades para o executivo de TI, que passa a ter um papel de destaque cada vez maior na direção estratégica da empresa.