Política de Segurança da Informação
A Gesplan é líder na oferta de soluções tecnológicas para o planejamento financeiro e gestão de tesouraria de empresas de médio e grande porte. Com uma equipe altamente especializada, desenvolvemos softwares ("sistema") que integram e complementam os principais sistemas de gestão do mercado (ERPs), com o objetivo de trazer mais produtividade e eficiência para as equipes e informações estratégicas para o suporte à decisão.
Para cumprir essas finalidades alguns dados pessoais são tratados. Fazemos isso de forma segura e responsável com respeito aos critérios de privacidade.
Nossa Política de Privacidade tem como fundamento a legislação brasileira, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018. De acordo com essa lei, os dados pessoais são informações de um pessoa física que a identifiquem ou que a tornem identificável. Logo, informações como Nome, E-mail, endereço, endereço IP, etc. são consideradas dados pessoais.
Resumidamente, esta Política visa demonstrar o comprometimento da Organização em:
• Proteger os direitos dos titulares colaboradores, clientes e parceiros;
• Adotar processos e regras que assegurem o cumprimento, de forma abrangente, de normas e boas práticas relativas à proteção de dados pessoais;
• Promover a transparência sobre a forma pela qual a Organização trata dados pessoais; e
• Adotar medidas de proteção em relação a risco de incidente de segurança que envolva dados pessoais.
• Para prestarmos os Serviços ofertados pela Gesplan, alguns dados pessoais são coletados, acessados, armazenados e, eventualmente, compartilhados com parceiros.
• Desta forma, para cumprir nosso compromisso de manter uma relação de transparência com você, disponibilizamos neste espaço as regras que regem o nosso tratamento de dados.
• Ao realizar seu cadastro na em nosso portal de carreira, newsletter, formulário de contato, solicitação de demonstração e outras funcionalidades do site, assim como ao utilizar o sistema Gesplan, entendemos que você concorda com as condições indicadas a seguir. Por isso, é importante que você leia, compreenda e em caso de qualquer dúvida entre em contato. Isso fará com que sua experiência com nosso produto seja muito mais produtiva e tranquila.
1.Escopo
Essa Política se estende a todos os serviços e pontos de contato realizados pela Gesplan S/A em seus contratos, atendimentos, sistemas, interfaces, portais, arquivos, sejam estes físicos ou digitais. Todos que de alguma forma possuem contato com os serviços, sejam eles clientes, usuários de sites, apps ou outros recursos de fornecimento de serviços da Gesplan.
2.Quais dados nós tratamos?
Seja para apresentar os benefícios que nosso serviço pode proporcionar ao seu negócio, seja para executar suas funcionalidades, precisamos tratar algumas informações, que serão melhor detalhadas a seguir.
2.1. Dados dos Usuários:
• Dados de representantes empresariais: como nome dos representantes legais, e-mail, telefone, endereço, documentos oficiais de identificação dos representantes e da empresa.
• Informações e dados pessoais: requisitados para registrar sugestões, reclamações e solucionar dúvidas junto aos Canais de Atendimento da Gesplan, antes, durante ou depois da utilização dos Serviços;
• A Gesplan poderá solicitar imagens dos titulares clientes ou vinculados aos clientes para fins promocionais, coletas de depoimentos, campanhas e pesquisas de opinião.
2.2. Dados de Terceiros fornecidos pelo Cliente ou Usuário
Considerando a natureza dos Serviços oferecidos pela Gesplan, os Usuários poderão fornecer dados de terceiros para a execução dos Serviços, sendo nesses casos o Usuário o responsável pelas informações prestadas e por sua respectiva autorização legal, cabendo à Gesplan a função de operadora de tais dados.
• Os dados de terceiros que poderão ser fornecidos pelos Usuários são dados gerais de empresas fornecedoras e clientes, como nome dos representantes legais, cpf, e-mail, telefone, endereço e dados bancários.
2.3. Dados coletados automaticamente Cookies e tecnologias similares
Ao utilizar os serviços da Gesplan nós coletamos informações pessoais sobre os serviços que você utiliza e como você os utiliza. Essas informações são necessárias para a execução adequada dos serviços, bem como para proceder com melhorias contínuas nas funcionalidades da aplicação.
• Informações de Geolocalização: Ao utilizar os Serviços da Gesplan nós coletamos informações sobre sua localização, identificada a partir de dados como seu endereço IP ou o GPS do seu dispositivo móvel, para lhe oferecer uma experiência de usuário otimizada. A maioria dos dispositivos móveis permite que você controle ou desabilite o uso dos Serviços de localização de aplicativos no menu de configurações do dispositivo.
• Formas de Uso: Nós coletamos informações sobre a forma que você utiliza os Serviços da Gesplan, como as funcionalidades mais utilizadas, alterações realizadas, tempo de uso, etc.
• Dados de Log: Nós coletamos dados de log e informações do dispositivo automaticamente quando você acessa e utiliza os Serviços da Gesplan, ainda que você não seja um cliente.
Também utilizamos tecnologias para armazenar informações temporárias de navegação com a finalidade de aprimorar e melhorar sua experiência na utilização de nosso produto. As principais ferramentas tecnológicas que fazem isso são os “cookies”, também sendo utilizadas tecnologias similares. Com isso poderemos saber, por exemplo, seu Protocolo de Internet (IP), a versão de seu navegador, etc.
Porém você poderá configurar seu dispositivo para administrar o uso de cookies ou para alertá-lo quando estão ativos. Alguns cookies podem ser necessários para a navegação e sua desativação pode prejudicar algumas funcionalidades do nosso Serviço.
3. Como utilizamos os dados coletados?
O Usuário do sistema Gesplan sempre será informado em relação à finalidade da coleta de seus dados pessoais, ficando a seu exclusivo critério, fornecê-los ou não, e, nesse caso, será avisado das consequências do não fornecimento.
De modo geral, os dados coletados serão utilizados para as seguintes finalidades:
• Conceder acesso às funcionalidades dos Serviços do Sistemas Gesplan, aí incluídas:
• Tesouraria: Gerenciamento e operacionalização financeira dos Lançamentos de recebimentos e pagamentos dos dados fornecidos do cliente oriundos do ERP e Instituições Financeiras.
• Operações Financeiras e Arrendamentos: Gerenciamento e operacionalização financeira dos Lançamentos de recebimentos e pagamentos dos dados fornecidos do cliente oriundos do ERP e Instituições Financeiras.
• Integração: Efetuar a integração das informações automaticamente que serão utilizados nos pagamento e recebimento definidas pelo cliente (contratante).
• Relatórios: Controlar , validar e gerenciar as movimentações financeiras que foram imputadas pelo cliente.
• Para ter acesso à maiores informações acerca de cada funcionalidade o Usuário poderá entrar em contato pelos canais de atendimento da Gesplan.
• Entrar em contato para oferecer apoio e suporte e solucionar problemas;
• Operar, proteger, realizar testes de funcionalidade, manutenção e melhorias contínuas nos serviços, melhorando a experiência dos Usuários;
• Consultar e editar cadastros, acessar a conta do Usuário para realização de alterações por ele solicitadas e prestar auxílio na utilização das funcionalidades;
• Manter a segurança e integridade de nossos Serviços e Usuários, realizar confirmações de identidade, prevenção a fraudes, investigações internas, investigar e prevenir violações legais, regulatórias e contratuais;
• Realizar backups;
• Para oferecer material educativo, como cursos, guias, infográficos, planilhas, apostilas, webinars, e-books e outros;
• Entrar em contato para enviar comunicações, como alertas de segurança, atualizações, para apresentar nossos Serviços, realizar operações de marketing;
• Realizar pesquisa de desenvolvimento;
4. Outras possíveis utilizações dos dados
Para tornar sua experiência ainda melhor, nós também realizamos o tratamento dos dados pessoais para outras finalidades, a seguir listadas, mas você será informado.
4.1 Análises estatísticas, melhorias dos Serviços e produtos
Os dados (inclusive aqueles coletados pelos cookies) também são utilizados para finalidades estatísticas, para que possamos entender melhor o perfil de nossos clientes, aprimorar continuamente nosso produto e para fins de direcionamento de conteúdo específico. Nesse caso você não será identificado, sendo que seus dados irão apenas compor estatísticas sobre o uso de nosso produto, por exemplo, quantos porcento de nossos clientes se encontram em determinada região, preferências do Usuário, etc...
Os próprios dados e os resultados estatísticos também são utilizados para direcionar questões administrativas, comerciais e financeiras da Gesplan, inclusive mediante direcionamento de campanhas de marketing.
4.2. Divulgação de campanhas, promoções e similares
Os dados também são utilizados pela Gesplan ou terceiros por ela contratados para o envio de informações, campanhas publicitárias, questionários, convites para eventos, pesquisas de satisfação, etc.
A qualquer momento você poderá cancelar o recebimento dessas informações por meio de links contidos nas próprias mensagens (unfollow) ou enviando uma solicitação para mkt@gesplan.com.br.
4.3. Para fins legais e obrigatórios
A Gesplan trata dados de Usuários e dados de terceiros, inseridos por Usuários, para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, compartilhando dados pessoais com autoridades públicas. Alguns exemplos, não exaustivos, desse tipo de tratamento são:
• Emissão de Notas Fiscais, compartilhamento com a Receita Federal: Nome, CPF e/ou CNPJ, endereço, telefone, e-mail, razão social, inscrição municipal/estadual, dados da venda;
• Preenchimento de livro de Serviços tomados, livro de Serviços prestados, integração fiscal, preenchimento do DAS – compartilhamento com a Receita Federal: CPF informado na Nota Fiscal;
• Credenciamento junto à Receita Federal – nome e CPF do sócio;
• (Emissão de DRE, balancete, livro razão, livro diário ou relatório de imobilizado – compartilhamento com a Receita Federal – nome;
• Preenchimento de SEFIP, GRRF, CAGED, DIRF, RAIS e demais obrigações trabalhistas – compartilhamento com o Ministério do Trabalho e Emprego.
Além disso, eventualmente os dados pessoais poderão ser tratados:
• Para auditorias internas e externas, para validações de questões de segurança da informação, buscando-se na medida do possível o sigilo e anonimização desses dados;
• Para atender solicitações legais de autoridades públicas;
• Formalização de um contrato de prestação de serviço.
• Formalização do contrato de Trabalho.
5. Compartilhamento
A Gesplan tem como prática não transmitir dados para organizações e/ou indivíduos externos, exceto mediante consentimento livre do Usuário, informado e inequívoco, ou quando o consentimento for dispensável no escopo das hipóteses legítimas de tratamento de dados pessoais, previstas na legislação vigente.
São hipóteses de compartilhamento:
• Quando permitido, nos termos da lei aplicável, nós também tratamos determinados dados pessoais. Nós compartilhamos esses dados com plataformas de mídia digital, como Hubspot e Linkedin, para gerar leads, direcionar tráfego para nosso site ou, de outra forma, promover nossos serviços. Essas atividades de tratamento baseiam-se em nosso interesse legítimo em realizar atividades de marketing para oferecer serviços que possam ser de seu interesse (Qualquer dúvida sobre como seus provedores de aplicações, como Hubspot e Linkedin, processam suas informações pessoais deve ser direcionada para esses provedores).
• A Gesplan também compartilha os dados dos Usuários com autoridades públicas, tais como autoridades fiscais, fazendárias, judiciárias e policiais, ou terceiros autorizados, se e na medida necessária ou permitida para atender a lei, em situações como:
• Para cumprir com obrigações legais;
• Para cumprir com uma solicitação legal válida e responder a alegações feitas contra a Gesplan;
• Para promover ou se defender em ações judiciais;
• Para responder a uma solicitação legal válida relacionada a investigações criminais, suspeitas de atividade ilegal ou qualquer outra atividade que possa expor a Gesplan e os Usuários a responsabilização legal;
• Para aplicar e administrar nossos Termos e Condições Gerais;
• Para realizar a segurança física e cibernética da Gesplan, em todos seus ativos, e de seus Usuários.
• Para execução dos Serviços a Gesplan compartilha dados dos Usuários com prestadores de serviço terceirizados, que atuam em diversos processos, tais como:
• Armazenamento de informações em nuvem;
• Verificação de informações em comparação com bancos de dados públicos;
• Pesquisa, desenvolvimento e manutenção de aplicações;
• Fornecimento dos Serviços da Gesplan por meio de plataformas de terceiros e ferramentas de software (por exemplo, por meio da integração com APIs)
• Atendimento ao Usuário;
• Promoção de marketing, inclusive serviços de publicidade em redes sociais, prospecção de leads e análise de dados;
• Prestação de serviços de consultoria, advocacia, contabilidades e outros prestadores de serviços profissionais;
Em processos de seleção de candidatos a vagas de emprego poderemos compartilhar dados com empresas terceirizadas para o tratamento de dados sob instruções e em nome da Gesplan. Nesse caso, asseguramos que os terceirizados ofereçam garantias suficientes, pautadas em medidas técnicas adequadas, de forma que o tratamento satisfaça os requisitos legais, em total observância aos direitos dos titulares dos dados;
Ressaltamos que todos os prestadores de serviços têm acesso limitado aos dados dos Usuários para realizar tarefas específicas e estão contratualmente obrigados a proteger as informações, empregando-as somente para as finalidades contratadas e sob a supervisão da Gesplan.
6. Segurança de suas informações
A Gesplan adota medidas técnicas e administrativas para a proteção da privacidade dos dados dos clientes, utilizando todos os esforços para manter a estrita confidencialidade, integridade e disponibilidade restrita às pessoas autorizadas.
Os produtos Gesplan SaaS (Software as a Service) estão acessíveis e disponíveis na Oracle Cloud e Amazon Web Services, os maiores e mais confiáveis datacenters do mundo.
Além disso, utilizamos as melhores práticas de segurança do mercado, assim como controles de acesso físico e digital, criptografia, medidas contra a destruição ou uso ilegal, gestão de vulnerabilidades, tratamento de incidentes e acessos não autorizados ou em desconformidade com a presente Política ou Termo de Uso do produto.
7. Responsabilidade dos Usuários
Sem prejuízo às demais obrigações previstas nesta Política ou no Termo de Uso, ao utilizar nosso produto de forma adequada é preciso que você se comprometa a:
• Ser o único responsável pela guarda e confidencialidade do login e senha, não podendo fornecê-los a terceiros;
• Nos comunicar sobre toda e qualquer suspeita ou constatação de violação aos Termos de Uso ou à Política de Privacidade, inclusive acessos não autorizados à sua conta.
• Nos consultar, via site ou canais de contato, sempre que receber informações ou comunicados sobre promoções, campanhas e pesquisas recebidas por e-mail, para verificação de sua veracidade;
• Prestar informações verídicas, honestas e completas, responsabilizando-se por toda e qualquer informação incorreta ou falsa;
• Responsabilizar-se por todos os dados de terceiros (ex. dados pessoais de seus colaboradores, de seus clientes);
• Nos comunicar sobre toda e qualquer alteração de seus dados, de modo que para todos os fins legais os últimos dados fornecidos serão considerados como corretos, autênticos e suficientes para o cumprimento desta Política e do Termo de Uso e Condições Gerais;
Por questões de segurança, nos reservamos no direito de suspender a conta do Usuário em caso de suspeita ou descumprimento dos •Termos e Condições Gerais ou da Política de Privacidade, sem prejuízo de demais medidas judiciais e administrativas.
8. Manutenção dos dados
Conservaremos os dados dos Usuários pelo prazo de retenção necessário, considerada a situação que justifica o tratamento:
• se para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, pelo prazo indicado na norma em questão;
• se para o cumprimento de contrato, até o alcance dos objetivos da relação contratual; e
• se fundado no legítimo interesse, que sempre será precedido de uma análise de impacto de privacidade e realizado dentro dos limites da finalidade que o justifica, até que este cesse.
• Se fundado no consentimento, enquanto esse for concedido pelo titular de dados.
Poderemos ainda conservar seus dados pessoais, independente do seu pedido de eliminação e consentimento, conforme artigo 16 da Lei Geral de Proteção de Dados, nas seguintes situações e respeitadas as seguintes finalidades:
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização; Transferência a terceiro, respeitados os direitos do titular e • previsão nas leis de proteção de dados e privacidade;
• Nosso uso exclusivo, desde que vedado acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
9. Direitos dos Usuários
Os Usuários poderão gerenciar o uso de seus dados, podendo para tanto:
(i) Pedir a exclusão de seus dados, ressalvado impeditivo legal;
(ii) Pedir a alteração ou correção de seus dados
(iii) Pedir informações sobre o compartilhamento de seus dados;
(iv) Restringir, na medida do possível, o uso de seus dados, inclusive no que diz respeito ao recebimento de campanhas publicitárias e utilização de Cookies;
(v) Solicitar cópia de seus dados em formato legal e adequado;
(vi) Revogar o consentimento para o tratamento de seus dados, sendo avisado neste caso sobre as consequências;
(vii) Solicitar que a Gesplan cesse o tratamento de seus dados para fins de marketing enviando um e-mail para mkt@gesplan.com.br
A Gesplan atenderá aos pleitos dos Usuários, mas informa que esses direitos não serão absolutos, de modo que algumas situações podem resultar em atendimento parcial do pedido ou até negativa. Nessas situações, prestará os esclarecimentos e justificativas necessárias.
10. Contato e relatos de incidentes
Para o exercício de seus Direitos ou qualquer comunicação necessária com a Gesplan em razão da utilização do produto ou por conta da presente Política de Privacidade, você poderá utilizar tanto os Canais de Comunicação da empresa, quanto contato direto com o nosso DPO/Encarregado de dados:
Nome do DPO: Luis Antonio Johanson
Email: dpo@gesplan.com.br
Talvez seja necessário solicitar informações específicas suas para nos ajudar a confirmar sua identidade e garantir seu direito de acessar seus dados pessoais (ou de exercer seus outros direitos). Esta é uma medida de segurança para garantir que os dados pessoais não sejam divulgados a qualquer pessoa que não tenha direito de recebê-los. Podemos também contatá-lo para obter mais informações em relação à sua solicitação, a fim de acelerar nossa resposta. Suas solicitações legítimas serão atendidas em até 30 (trinta) dias. Caso sua solicitação seja particularmente complexa ou se você tiver feito várias solicitações iremos notificá-lo e mantê-lo atualizado sobre o andamento da sua solicitação.
Para se precaver em caso de incidentes de privacidade que importem em risco de dano aos Titulares de Dados Pessoais, a Gesplan também utiliza os canais de contatos supracitados, para recebimento de notícias ou relatos de incidentes.
111. Revisão da Política
A Gesplan S/A se reserva no direito de alterar a Política de Privacidade sempre que se fizer necessário, sendo por isso, recomendada a visita periódica a esta página para verificar eventuais atualizações e mudanças. A versão atual foi publicada em 16 de novembro de 2022.
Os documentos que compõem o Programa de Privacidade da Gesplan somente poderão ser alterados mediante aprovação do responsável pelo programa de privacidade.